Quando o funcionário sai, o e-mail da empresa sai com ele? O que dizem os tribunais e a Google

Numa empresa pequena acontece todos os dias: o primeiro vendedor cria uma conta Gmail para falar com os clientes, a contabilista usa a sua conta pessoal para trocar documentos com o banco, o técnico recebe as encomendas no Hotmail que já tinha. Funciona, até ao dia em que um deles sai. Nesse dia, a empresa descobre que a lista de clientes, as propostas e o histórico de anos estão numa conta que não lhe pertence.

A conta gratuita é da pessoa, não da empresa

Quando alguém cria uma conta Gmail, Outlook.com ou Yahoo, cria-a em seu nome, com a sua palavra-passe e, normalmente, com o seu número de telefone para recuperação. Os termos do serviço são aceites por essa pessoa. Para o fornecedor, a empresa não existe.

E os tribunais tratam a conta da mesma forma.

O empregador que foi condenado por abrir o e-mail

Um caso muito citado é o de Pure Power Boot Camp contra Warrior Fitness Boot Camp, decidido em 2008 por um tribunal federal de Nova Iorque e resumido num alerta da sociedade de advogados Crowell & Moring.

O empregador encontrou num computador da empresa as palavras-passe guardadas das contas pessoais Hotmail e Gmail de um antigo funcionário. Entrou nelas e usou o que lá estava para provar concorrência desleal. O tribunal considerou o acesso ilegal, à luz de uma lei federal norte-americana que protege as comunicações guardadas.

Dois pormenores tornam o caso ainda mais claro. A política da empresa sobre os computadores não chegava às contas alojadas fora dela. E o facto de as palavras-passe estarem guardadas no computador da empresa não valia como autorização.

A lição é directa: se a correspondência da empresa está na conta pessoal de alguém, a empresa não tem como lá chegar sem essa pessoa, e tentar fazê-lo pode virar-se contra ela.

A Google apaga contas esquecidas

Há um segundo risco, mais silencioso. Quando o funcionário sai e deixa a palavra-passe, a conta fica muitas vezes esquecida. Ninguém entra nela durante meses.

Em Maio de 2023, a Google anunciou uma nova regra para contas inactivas: uma conta Google pessoal que não seja usada durante dois anos pode ser apagada, com o correio, os documentos e as fotografias que tiver. A Google avisa antes por e-mail, e as eliminações começaram em Dezembro de 2023. A regra só se aplica a contas pessoais e não afecta contas de organizações, como escolas e empresas.

Ou seja, a conta Gmail que foi o endereço de vendas da tua empresa durante anos pode desaparecer, com todo o histórico de clientes, por simples esquecimento.

A lei moçambicana trata a correspondência como documento da empresa

O Código Comercial aprovado em 2022 põe a correspondência ao lado dos livros de escrituração. No artigo 35.º, sobre o carácter secreto da escrituração, fala em conjunto dos "livros, correspondência e demais documentos do empresário", e define em que casos um tribunal pode mandar exibi-los, como numa sucessão ou numa insolvência.

Se a lei trata a correspondência como documento da empresa, que a empresa pode ser obrigada a mostrar, ela tem de viver num sítio que a empresa controla. Uma conta pessoal de um ex-funcionário não é esse sítio.

Os sinais de que a tua empresa está exposta

Responde a estas perguntas:

• Algum cliente importante só tem o endereço pessoal de um funcionário?
• Há propostas, facturas ou contratos que só existem na caixa pessoal de alguém?
• Se a pessoa que gere as encomendas saísse amanhã, saberias quem te escreveu na última semana?
• A conta usada para registar a empresa em portais, fornecedores ou concursos está em nome de quem?

Se respondeste sim a alguma, a continuidade da tua empresa depende da boa vontade de uma pessoa. Num concurso público é ainda mais grave: o regulamento de contratação permite notificar os concorrentes por e-mail, com prazos de resposta de poucos dias úteis. Se a notificação chega à caixa de quem já saiu, o prazo corre sem ninguém saber.

Com caixas no domínio da empresa, a saída resolve-se numa tarde

Quando as caixas estão em @tuaempresa.co.mz, quem manda nelas é a empresa. A pessoa usa a caixa enquanto trabalha contigo, mas a caixa não sai com ela. No dia da saída:

1. Muda a palavra-passe da caixa, e o acesso termina nesse momento.
2. Define um reencaminhamento para quem fica com os clientes, para nenhuma mensagem nova se perder.
3. Configura uma resposta automática a indicar o novo contacto.
4. Mantém a caixa durante o tempo que for preciso, com todo o histórico, ou passa o conteúdo para outra caixa antes de a apagar.

No OmniBox isto faz-se no painel, sem pedidos a ninguém: criar e apagar caixas, mudar senhas, definir reencaminhamentos e respostas automáticas.

Caixas de função: o contacto que nunca muda

Mesmo com domínio próprio, convém separar dois tipos de endereço:

• caixas de função, como geral@, vendas@, facturacao@ ou concursos@, que passam de mão em mão e são o que os clientes guardam;
• caixas pessoais, como joana@ ou carlos@, para a correspondência do dia-a-dia de cada um.

Dá sempre aos clientes e fornecedores uma caixa de função. Assim, quando alguém sai, o contacto que eles têm continua a funcionar, e a conversa nunca se perde.

Mantém os teus clientes na tua empresa

Uma conta gratuita criada por um funcionário pertence-lhe, e entrar nela sem autorização já levou um empregador a ser condenado. Se ficar esquecida, a Google pode apagá-la ao fim de dois anos. E a lei moçambicana trata a correspondência como documento da empresa.

Não deixes o histórico e os clientes da tua empresa nas mãos de uma conta pessoal. Vê os planos do OmniBox: cada plano traz várias caixas no teu domínio, e geres tudo a partir do painel.